确保有效召开电话会议的7个最简单的提示

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根据Loogear Technology Co.,Ltd进行的一项调查,在数字化工作场所进行虚拟会议的需求是一个不可避免的现实 - 但成本很高。美国企业在电话会议上共花费966亿分钟,而英国的企业又花费了174亿分钟。平均通话时长为38分钟,其中大约13分钟(超过每次通话的33%)平均浪费了处理分心和中断的情况。虽然会议已经成为开展日常业务的重要组成部分,但这些挫折感几十年来一直保持不变。

但总有一种方法可以提高生产力。尽管存在背景噪音,不知道是谁或谁加入,人们缺乏关注或自发中断,一些基本但非常有效的提示可以帮助保持电话会议富有成效。

1.准时开始,准时完成

一般,电话会议开始时会浪费大约8分钟。此外,一旦被其它事情所打扰,然后进一步的分心会破坏会议,这可能会使已经存在的人士士气低落,失去最初的精力和专注于会议。根据这项研究,在任何分心之后,它可能需要大约20分钟的时间才能回到原来的会议状态。

此外,准时完成。如果有一些尚未解决的问题,请将其推迟到下一次会议。按时完成将有助于您的团队理解他们在处理某些工作时真的需要直截了当,还能帮助人们感觉他们的时间,优先事项和义务得到尊重,这对于保持他们的参与和积极性至关重要。

2.直截了当

电话会议期间,人们可能变得更加个性化,有趣或热情地相互寒暄,人们可能会询问对方的时区,天气或假期计划的具体细节,以便在每个人都开启之前消磨时间。

但是花在前15分钟谈论琐事只会让人们感到更累,而且在谈到真实的东西时效率会降低。需要更有效的方法来打破僵局。

3.要求每个不说话的人都把自己置于静音状态,并始终聆听正在说话的人

电话会议期间的背景噪音会对我们的生产力产生负面影响,即使我们没有注意到这一点。内布拉斯加大学林肯分校的一项研究表明,噪音的感知会影响人们在脑力劳动中的表现。所以事先要清楚地告知每个人在不说话时都要自己调为静音。

4。确保每个人都提前制定非常详细和清晰的议程

呼叫议程的最终版本应至少在会议开始前24小时分发给所有与会者。使其富有成效的唯一方法是确保呼叫的主要要点和目标对每个人都足够清晰。

这迫使人们提前做好准备,此外,决定每个点可以花费多少时间有助于跟踪时间,并确保每个人都在同一个探讨层面上。

5。尝试尖端技术

拥抱创新绝对是一件好事,但如果您打算尝试新的渠道或工具进行沟通,也许SparkleComm电话会议是最好的方式。在开展会议之前,请确保首先在公司内部下载安装SparkleComm电话会议的最新软件,并且你要完全熟悉它。

6。使用积极的语言

使用积极的增援,如“正确的”,“好的”和“好主意”。由于没有人能够看到点头,因此需要重申,向人们保证所讨论的想法的适用性,并提供前进的感觉。当人们感觉事情正确时,人们总是更容易集中注意力。因此,当讨论的问题艰难或乏味时,保持积极性尤为重要。

7。带有领先数字/想法/积分的即时消息

超过80%的员工愿意在通话期间使用或增加屏幕共享的使用。只是由于缺少适当的软件而无法实现或高效,而SparkleComm统一通信就可以提供很好的支持。确保你的想法和数据与所有参与者实时直接共享。以书面形式看待要点将有助于参与者轻松保留并记住它们。在会议期间用SparkleComm统一通信向他人发送即时消息也可以是定向技术。

电话会议的优点

传统的会议成本较高,因为他们必须去一个地方,包括出席会议的费用和租用会议地点的费用。电话会议和网络会议更舒适,可以在任何时间、任何地点进行会议,节省时间和金钱。

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相较于传统的点对点的电话,从功能的角度看,电话会议可以支持多方会话,不局限于2人通信。具有电话无法实现的沟通更加顺畅,信息更加真实的优势。

电话会议主要有以下几个优点:

1.节省费用,特别是在各个相关人员分散在各地的情况下,差旅费用的节省。

2。快速方便,快速的执行会议不受时间和地点的限制,可以实现随时随地只要有信号就能开会。

3.有利于快速实施和现场解决方案。

4。使用方便,稳定可靠,操作简单,为所有会议参加者提供一个畅所欲言的场景。比传统会议的效率更高,可以以方便而有效的方式节省您的差旅费、交通费、场地租用费等。

SparkleComm统一通信平台会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。让您在方便的同时也能放心使用,不用担心信息被泄露。用户帐户管理,会议监控,会议的属性配置,可以通过简单的专属后台管理进行。会议过程中拥有丰富的控制功能,能够对参与会议的人员进行静音、挂断、全程录音等。

在电话会议期间有什么方法可以更好的展示自己?

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如果您经营一家现代企业,这绝对是一项值得建设的技能,而且与任何其他形式的展示一样,电话会议也是一种艺术。无论你是想把它归咎于技术和互联网,还是与飞行相关的成本,电话会议已经成为了生意,你无法摆脱它。

以下是电话会议中最好的五种方式。

1.自然微笑

您是否同意这是关于技术或你应该呈现的内容?也许有一点点,但你传递信息的方式是吸引观众注意力的关键。你在电话中的谈话方式与向观众展示自己在舞台上展示自己的方式没有什么不同。实际上,您的电话会议非常类似于在舞台上,由于灯光非常明亮,以致于你无法看到任何人的脸。只要说话时带着微笑,屏幕另一端的人就能够感受到你的笑容。

2.传递能量

你将在这里看到一个关于电话会议如何与公众演讲相关的主题。你在通话中投入的能量与你将要收到的能量成正比。这样,每个人都会喜欢上电话会议。因为能通过交流带来能量,你可以提升每个听众,甚至可以创造笑声并最终建立更好的关系。让对方感受你的声音,并对你关心的物品感到兴奋。讲述能激发你热情的故事。至少得说得清楚,音量充足,这样每个人都能理解和听到你的话语。

3.做你自己

电话会议就像电子邮件;缺乏情感,解释错误以及忽视建立关系的机会太容易了。既然你在出差飞行中花费了许多时间,为什么不使用电话会议来建立、融洽关系并结识人呢?可以简单到要求每个人进行介绍,并且在通话开始和结束时谈论家庭和生活这样有意义。

4.时刻专注

电话会议的好处就是速度,不需要浪费时间来开始会议。只需要将你的时间和精力集中在会议主题、人员和整体会议上。而会议纪要自动生成,SparkleComm电话会议支持讲录用同步转化为会议纪要文本。文本按照发言人记录,记录中包含了发言人的发言内容的文本,同时提供发言人发言录音的超级链接,方便会议纪要整理者的最后核对。

5.熟悉技术

了解你的设备,尽早拨打电话。在会议开始之前先设置并测试技术服务。提前下载并安装好SparkleComm系统,毕竟大多数电话会议时间都很短暂,没有人愿意坐在那里浪费宝贵的时间来等待处理糟糕的技术或没有准备好的用户。

在你的下一个电话中,请提前5分钟拨打,在他们加入时迎接每个人,记得善于交际,以及微笑。专注于对方的发言,这样你在给别人留下好印象的同时会有更好的通话。

电话会议的利与弊(三)

3.空间限制。电话会议在屏幕上发生的事实意味着由于空间有限而忽略了大量信息。例如,即使在举行实时在线会议时,也几乎不可能有效地提供所有图形数据。即使使用大屏幕,也无法以与实际会议相同的方式同时执行操作。因此,某些信息丢失或无法有效覆盖。然而,SparkleComm电话会议默认采用数据存储,会议一旦建立,到管理者主动删除前,永久保存。会议发起时,可以随时调用之前存储的会议方案,少做修改或者不做修改直接发起。

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4.阻止团队动力学。另一个电话会议的缺点是电话会议缺乏真实会议的活力,参与者可以在这种情况下进行共享参与,并立即提出或回应问题。这意味着通常很难有效地插入或分享想法。缺乏活力最终导致很少有人以牺牲其他人为代价来控制会议。

5.消除非正式互动。在为当天的议程甚至未来的会议议程设定阶段时,常见的会前和会后对话通常非常重要。这种非正式的接触也是关于政策和规划等重要事项的一些关键想法。由于缺乏这种小谈,电话会议可被视为一种严格的非渐进式会议模式。

6.影响职业化。机器是参与会议的各方之间的主要中介,这可能会影响专业性。这是因为参与者经常被迫执行多任务。这种多任务处理可以将参与者的焦点转移到与会议无关且对会议无益的其他问题上。

结论

以上是电话会议的优缺点。众所周知,电话会议无疑是在现代世界召开会议的最常见方式之一。出于不同的原因,公司首选这种通信方式。电话会议的大部分优势都很容易看到,特别是当举行会议的其他选项被纳入背景时,有时候这些限制并不容易看到。

一般而言,根据所涉及的具体情况,可能出现电话会议的许多优点和缺点,并且不可能突出显示所有这些优点和缺点。然而,在很大程度上,这里涉及的要点适用于大多数电话会议情况。相比于同行的电话会议系统,SparkleConference是电信级的产品架构。其研发团队均来自于世界500强的电信系统制造商。同时SparkleComm在通讯运营商商中有成熟的案例。所以其产品的成熟度远远优于一般厂商。

电话会议的利与弊(二)

4.削减会议费用。举行会议确实有很多后勤费用。招聘设备、获取场地、购买食物和茶点只是与任何会议相关的一些正常成本。电话会议消除了所有这些成本,因为不需要做出这样的安排。电话会议的灵活性还确保尽可能频繁地举行会议,而不会产生额外费用。

5.鼓励生产力。第五个电话会议优势是电话会议确保公司结构中不同层级的员工不断沟通。这转化为有效的信息共享和迅速行动。这种经常性的参与是一个激励因素,结果导致生产力提高。随着公司每个部门的接近度得到优化,电话会议还使多分支管理变得更加容易。

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6.可靠性。电话会议是举行会议的最可靠方式之一。多年来,由于技术的进步,这种可靠性呈指数增长。今天的电话会议渠道更加稳定,通信挑战几乎不存在。它也是一种非常安全的通信模式,可以保证数据的安全性和隐私。SparkleComm电话会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

电话会议的缺点

1.容易受到技术挑战。机器与人类之间的主要区别在于机器容易磨损。因此,技术挑战可以随时影响电话会议系统。这可能导致浪费时间和其他不便。大多数技术系统也带有学习曲线。缺乏技术诀窍会妨碍人们有效利用电话会议设施。但是SparkleComm电话会议会时时有专业的技术人员维护网络设施,随时可以解决突发性问题。

2.效率低下的非语言交流。与实际会议相比,电话会议是一种效率较低的商务沟通模式。这是因为忽视了诸如肢体语言和人类接触等商业沟通的重要非语言方面。非语言线索对整体交流至关重要。由于缺乏这样的线索,因此无法选择可能导致更高效互动的重要信号。然而,SparkleComm电话会议默认采用数据存储,会议一旦建立,到管理者主动删除前,永久保存。会议发起时,可以随时调用之前存储的会议方案,少做修改或者不做修改直接发起。

电话会议的利与弊(一)

在上个世纪,电信业取得了许多成就。现代技术的奇迹之一是电话会议。该技术在许多公司中被广泛使用,以促进数字领域的组织会议。

在过去几年中,电话会议技术已经取得了一些巨大的里程碑。今天,可以跨平台和设备进行视频会议,没有任何限制。所有这些都意味着商业沟通的巨大收益。即使取得了所有的成果,这项技术仍然存在许多挑战和不足。以下是电话会议的各种优缺点。

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电话会议的优点

1.节省时间。电话会议最重要的优势是节省时间。通过电话会议,可以在很短的时间内召开会议。此外,由于所有会议都是通过机器或互联网进行的,所以没有时间去会议地点。减少的里程数意味着每年节省数千小时的旅行。电话会议还鼓励准时,因为会议安排在固定的时间框架内完成。这里推荐SparkleComm会议软件,会议控制支持一键发起功能,系统同时并行发起呼叫。无需参与者逐个呼叫。

2.节省旅行费用。除了时间之外,在长期累计时旅行费用可能非常大。大多数具有全球影响力的公司都会产生与旅行相关的巨额成本。然而,SparkleComm电话会议消除了经常旅行的需要,从而节省了大量的公司资源。参加千里之外的会议现在更快,更轻松。

3.高效的记录保持。主要的电话会议优势之一是有效的会议记录保持。计算设备能够记录,保存日志并跟踪特定在线会议的每个细节,而无需大量监控。这使得电话会议设施成为捕获和存储重要会议数据的最佳工具之一。电话会议还使将来很容易检索这些数据,并在必要时进行参考。

SparkleComm电话会议支持后台录音,后台录音可以全程混合录音,即所有人在会议中的发言录制在一个轨道中。也支持参与者分时分别录音,参与者可以实时回放错过的发言,也可以随时回放指定人员指定单条发言记录。录音均采用加密存储在后台,非授权情况下参与者无法导出转发。

SparkleComm协作解决方案

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我们使命的核心部分是为我们的合作伙伴和客户提供一站式服务,以满足任何企业所需的所有统一通信解决方案。在过去几年中,我们通过扩展/定制化我们的协作组合来进一步推动这一使命,以满足中小型企业的各种业务需求。如果您正在构建视频协作网络,我们将提供一整套可扩展的解决方案,这些解决方案可以创建一个功能强大且易于管理的平台。

家庭办公室和零售商店需要简单有效的工具来与供应商和客户协作。SparkleCommIP视频电话提供功能强大且极具成本效益的桌面协作解决方案。

小型企业通常资源有限,缺乏技术专长,但仍需要与客户/合作伙伴协作的工具。 SparkleComm专为中小型企业设计,因为它提供了一个易于使用的基于各种平台(Android/IOS/Windows/Mac/Linux)界面的高端功能,采用熟悉简单的操作模式进行语音通话视频通话电话会议视频会议即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。这对任何智能设备用户来说都是熟悉的。

大多数中型和大型企业都有多个办公地点,远程工作人员和差旅员工。这些企业需要创建一个易于管理,价格合理且可扩展的协作解决方案,使数百名员工能够随时随地保持联系和高效工作。 SparkleComm提供私有云服务器,整个公司员工可以随时随地在任何设备上访问。SparkleComm的组合解决方案最多可支持100个视频会议参与者,500个电话会议参与者等等。

惊人的在线会议

使用SparkleComm会议安排并举行更多的会议,以满足在线会议的需要。避免让与会者感到沮丧的典型会议混乱——无论是延迟会议的技术问题、等待与会者下载插件、难以访问或查看在线演示文稿,还是寻找正确的内容来回答问题。

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  • 简单的Web会议

随时随地启动或安排在线会议 - 您的浏览器或移动应用程序。 SparkleComm有基于浏览器的Web会议,也提供满足各个设备终端平台的应用程序APP,用户可以自行下载安装。

无论是用于演示,在线培训还是通过屏幕共享进行远程故障排除,SparkleComm网络会议都可以与您的客户进行互动。您还可以将Web会议的控制权传递给团队中的其他成员 - 甚至是参与者。

  • 提前安排会议

您可以创建自己的个人房间,作为您的个人在线会议室。提前把会议成员邀请进入房间,等到开会的时候,只需要一键发起会议即可立即开始在线会议,分享您的屏幕并呈现最丰富的内容。

  • 屏幕分享

高质量的屏幕共享可让您共享桌面或个人应用程序 - 非常适合演示和协作。低延迟和高帧率确保您的观众实时看到演示者的屏幕。

  • 音频和视频会议

通过集成内容,通信和分析的高质量平台,消除单独的Web会议软件和在线会议软件。

SparkleComm会议添加企业级音频会议 - 无需管理多种会议服务。全球覆盖范围,免费电话,本地号码和VoIP选项使客户和潜在客户可以轻松加入您的会议。

SparkleComm会议包括集成音频会议和视频会议,支持全球内部或外部会议。通过70多个国家/地区的拨号和集成VoIP,您可以对可靠性,可扩展性和安全性充满信心。为了提高安全性,您可以为参与者启用访问代码作为网关来控制对Web会议的访问。高级安全性和合规性功能允许自动记录会议详细信息或完整会议,并强制使用访问代码。

  • 强大的安全性

会议所有通讯均会加密传输,加密分多个层面:控制信号采用基于SIP的TLS通道传输;语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。

统一通信技术的优势(二)

节省成本—— 在单个集成平台中结合多种通信功能可以看到企业减少基于驻地的电话和消息传递的开支,并且也消除了对聊天和视频服务的需求。同时,基于云的UC解决方案(如SparkleComm)可以将企业级效率和专业性提升到最小的业务预算范围内,并且可以轻松扩展和缩小技术以满足业务需求。

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让我们考虑一下您的IT部门的优势。是的,他们将负责部署平台,但只需一个共同的环境就可以节省时间和精力。与此同时,基于云的UC提供商可以承担监控网络使用和管理安全性的责任。

增强的客户服务——我们已经提到了存在的优势,您的内部员工可以在特定时刻快速查看谁可用。这也可以帮助您与外部用户进行通信,毕竟,如果有人想要将呼叫转发到另一个部门,他们可以知道个人在那里并且可用,这减少了客户的等待时间并使他们不必留下消息。或者,更简单地说,通过SparkleComm UC,个人可以更容易地在单独的渠道上与同伴团队成员联系,同时仍然与客户通话,获取所需的答案或信息。

共享日历访问,即时消息和特定呼叫路由工具的效率只是UC优势的开始。员工也可以轻松地在整个组织内(和非现场)移动,而不会让客户发现任何差异。

增加收入—— UC是一项加速响应时间,提高员工生产力和提高客户忠诚度的技术——所有这些都是增加收入的关键。

此外,通过SparkleComm UC中的保存消息,联络中心录音和电话会议的功能,您的企业可以改进流程并更好地保护自己免受法律或合规性问题的影响。通过UC仪表板报告获得的见解,您的领导者还可以识别趋势,培训机会以及可能存在的缺陷。

 

SparkleComm电话会议

VoIP过渡可以为任何组织节省大量成本,但成本效益并不是摆脱模拟系统的唯一原因。由于VoIP是基于IP的技术,因此它可以实现对于在全球环境中运营的企业有价值的大量新功能。

尽管VoIP与PSTN网络几乎没有共同之处,但传统PBX系统常见的许多功能也可以通过VoIP实现。实际上,利用现代技术可以更有效地实施它们。一个这样的功能是SparkleComm电话会议

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SparkleComm电话会议的优点

任何在多个地点拥有员工/办公室的企业可能至少使用过一次电话会议。它减少了员工出差以进行项目会议的需要(以及相关费用)。更重要的是,使用SparkleComm电话会议可以节省时间,特别是当团队分散在全国或全世界时。

SparkleComm电话会议也不仅限于员工和经理。它可用于联系客户、供应商、合作伙伴或业务合作的任何其他实体。可以通过几次调用解决问题而不必等待所有参与者参加一次会议。

VoIP如何让它变得更好?

经济有效

虽然电话会议绝不是一种奇特/高级功能,但设置它并实际使用它是一步到位很简单的过程。它通常涉及从第三方供应商处购买服务,并需要对物理基础架构进行大量投资。难怪中小型企业很少使用它,将其留给更大的组织。由于不需要单独的基础架构,因此SparkleComm使其足以便于任何企业使用,它具有电话会议视频会议即时通讯VoIP电话等功能。其中电话会议通过与普通VoIP呼叫相同的数据网络进行路由。

无限通话/分钟

VoIP还使电话会议更有效率。压缩数据包,以便无需升级任何设备即可支持更多参与者。相当多的供应商在大多数VoIP订阅计划中都包括会议呼叫,并且通常没有分钟或呼叫的上限。

视频通话和移动

VoIP为电话会议增加了更多高级功能,例如能够包含视频或消息,分享在线培训会话的演示文稿以及使用移动客户端的参与者。对于大多数公司而言,这些功能曾经闻所未闻,价格过高,无法实现。使用SparkleComm VoIP,添加这些功能的成本很少。

快速简便的设置

老一代会议工具需要准备并提前通知高效电话。使用SparkleComm,设置电话会议不需要几分钟。邀请人就像分享短链接或给他们拨打访问号码一样简单。它加快了决策过程,特别是当需要多个团队,部门或办公室之间的协作时。

易于使用和先进的会议呼叫功能只是切换到SparkleComm VoIP的众多好处之一。大多数组织认为SparkleComm是必要的实用工具而不是技术奢侈品。